【時間管理術】タスク＆ToDoリストのメリット【仕事効率化に最適】　

ToDoとは

仕事がたくさんで、頭がごちゃごちゃ。

もう何から手を付けてよいのかわからない。

とにかく忙しい。

そんなあなたにこそToDoリストは効果的です。

ToDoとは「今日または今週、今月などある特定の期間にやるべきこと、達成すべきこと」の意味です。

ToDoは、「いつかやること」という意味の方が強いですね。

それに対し、タスクという言葉があります。

タスクとは、期限が明確に定められている業務のこと。

期限が決まっているものがタスク、特に期限が決まっていないものはToDoと言います。

例えば、

『あの人に手紙を書いて出す』はToDoで、

『あの人に手紙を書いて今日の15時までにポストに投函する』はタスクです。

ToDoリストとは

ToDoリストとは、「今日または今週、今月などある特定の期間にやるべきこと、達成すべきこと」を全て書き込んだリストのことです。

私はこのToDoリストの一部に期限も入れていますので、ToDoリストかつタスクのリストにもなっています。

ToDoリストは言わば行動指針の様なもの。

何をすべきかが明確になっていれば、あなたは彷徨うことは無いでしょう。

何をすべきかが明確になっていない人はいつもこういう状態です。

「今日は何をするんだっけ？」

「この書類の締切昨日だったー！」

これでは仕事を効率的に進めることができません。

ToDoリストにはたくさんのメリットがあります。

ToDoリストをまだ使っていない方はこれからぜひ活用してみてください。

ToDoリストのメリット

ToDoリストを使うことのメリットはたくさんあります。メリットをまとめてみましょう。

作業の漏れが減る

やるべきことが全てリストに入っていますので、作業や仕事の漏れや抜けが無くなります。

リストの通りに仕事を片付けて行けば良いので効率性もアップします。

やるべきことが明確になっているので集中力が切れない

一つの作業や仕事が終わった後、次に何をやるべきかが明確になっているので集中力をそのまま維持することができます。

仕事が終わったあとに何をするべきかがわからない状態だと、そこで集中力はいったん途切れます。

次の仕事で再び集中力を高めるには大きな労力を必要としてしまいます。

集中力については別の記事もありますのでご覧ください。

優先順位を決めやすい

やるべきことが全てリストアップされた状態になっていると優先順位を決めるのに苦労しません。

仕事や業務の効率化には優先順位の高いものから進めて行くことが大切。

優先順位の決め方については緊急度と重要度のマトリクスを使うと良いでしょう。

基本的には、緊急度も重要度も高いＡの領域から作業を進めて行きます。

緊急度と重要度のマトリクスを使った詳しい優先順位の決め方は、こちらの記事にまとめましたのでご覧ください。

やらなきゃと思っていることをいったん頭から切り離せる

私、個人的にはToDoリストの最大のメリットは『いったん頭の中から切り離せる』です。

どういうことかというと、頭の中でやるべきことや次にやらなくてはいけないことが気になっていると集中できません。

仕事の量が増えてくると、全てのToDoやタスクを覚えておくことはもはや不可能です。

でも、ToDoリストがあればやるべきことを覚えておく必要が無くなります。

ToDoリストはリマインドの役割を果たしてくれます。

リマインドをしてくれるToDoリストのおかげで、覚えておくことに使っていた脳の領域を、もっと重要なことに使えるようになりました。

おかげで仕事のパフォーマンスは爆上がりです。

おすすめのToDoリスト活用法

ここまでToDo、タスクについて、ToDoリストのメリットについて書いてきました。

ここからはおすすめのToDoリスト活用法について書いていきます。

常に目に見える所に置いておく

ToDoリストは常に目に見える位置に置いておきましょう。

これには2つ理由があります。

ToDoリストを探す時間をゼロにすることと、ToDoを常に意識することです。

せっかくのToDoリストをバックにしまい込んでしまっていたら、探して取り出す時間すら無駄です。

また、作ったToDoリストは見て初めて効果があるもの。見なければ何の意味もありません。

ToDoリストは常に見える位置に置いておきましょう。

ToDoリストを定期的に見直す

ToDoリストは一度作ったら終わりではありません。

中止になった仕事もあれば、急にやることになった仕事もあるでしょう。

優先順位が変更になるかもしれません。

作ったToDoリストは定期的に見直しましょう。

終わったら斜線で豪快に消す

ToDoリストの1つの項目が完了したら豪快に斜線で消しましょう。

この消す行為で達成感を味わうのです。

「終わったー、ナイス俺！」と。モチベーションの維持にもつながります。

ToDoリストまとめ

ToDoリストにはメリットがたくさんあります。

おすすめの活用法もまとめました。

ToDoリストのスマホアプリもありますが、一番は紙で管理することです。

スマホでToDoリストを管理していると、ついついメールやLINE、Twitterのチェックなんかをしてしまいます。

終わったら豪快に消すこともできません。

スマホやPCでの管理ではなく、紙を使ってToDoを作ることをおすすめします。

ToDoリスト用の商品もありますので使ってみても良いですが、手帳や普通のコピー用紙でも十分です。